Gestire il tempo

Oggi affronterò il famigerato discorso di come gestire il tempo e soprattutto di come determinare il corretto bilanciamento soldi/tempo. Partirò dalla valutazione delle attività di cui ci occupiamo ogni giorno, per capire se esse siano davvero fondamentali per il nostro business.

Primi passi

Iniziando dal lato economico, vi porto come esempio il lavoro che sto eseguendo per il mio sito web. Si tratta di un’attività part-time e “parallela” e mi sto prendendo tutto il tempo necessario perché, diciamocelo, si realizza un sito personale (per noi stessi) una volta nella vita e mi voglio godere il momento.

Premetto che non ho preso minimamente in considerazione i servizi “tutto pronto in 10 minuti”. Innanzitutto, perché sono una “smanettona“, per di più esigente, e non potrei mai affidarmi a piattaforme “qualunquiste”. Tenete anche presente che i vari Wix, Shopify, ecc., oltre a non poter essere modificati a piacimento, offrono soluzioni in abbonamento (tutto compreso) neppure molto a buon mercato. Inoltre, volevo realizzare qualcosa di unico per la mia attività, che rispecchiasse esattamente il mio Tone of Voice.

Infine, avendo fatto il PM (Project Manager) per tanti anni, mi trovo molto a mio agio a gestire progetti anche complessi.

In un articolo che dedicato al Project Management potrete leggere la mia esperienza e i miei consigli su come non fare errori fatali che possano comprometterne l’esito. Lo trovate qui.

Definire i propri obiettivi

Questa è già una scelta, che ho fatto in base ai miei obiettivi. È da qui che si parte, sempre.

Definiti gli obiettivi, occorre stabilire un budget e soprattutto quanto tempo (a volte anche voglia!) abbiamo per arrivare al risultato che ci siamo prefissati.

CMS e tema

Nel mio caso, per non esagerare con la programmazione (ovvero scrivere tutto il codice su cui si basa una pagina web a mano), ho deciso di adottare un CMS (Content Management System). La prima spesa da effettuare, da subito, prima ancora di iniziare a lavorare, è dedicata allo spazio in rete dove ospitare e custodire l’intero sito web (database, codice, CMS, tema, ecc.): il cosiddetto servizio di hosting. Successivamente, volendo realizzare un sito professionale e personalizzato in tutti i suoi aspetti, ho acquistato un tema (meglio se una licenza “a vita”). Essendo esso basato su un “builder” grafico, evita di scrivere molto codice (si parla di HTML, CSS, Javascript, PHP, ecc.), salvo in alcuni casi specifici.

SEO

Per ottimizzare le performance del sito, per la SEO (Search Engine Optimization), per comprimere le immagini, per evitare lo spam, e così via, ci si deve dotare di una serie di “plugin” del CMS che, a volte sono gratuiti, ma spesso, quelli che funzionano bene, sono a pagamento. A seconda del tipo di business (ad esempio in caso di un sito di e-commerce con livelli di fatturato elevato) e del budget, esistono anche servizi di terze parti, che aiutano, ad esempio, con la ricerca delle keywords, con il posizionamento sulla SERP di Google, ecc. Oltre a questi, esiste anche il cosiddetto servizio di copywriting (come quello che offro a questo link) che aiuta a scrivere tutti i testi (dal blog, alla descrizione dei prodotti, ai messaggi pubblicitari) in ottica di content marketing e di SEO. Ovviamente, questi servizi sono a pagamento.

Performance

In aggiunta, per analizzare i dati di performance del sito (visite, click, conversioni, ecc.) in tutti i touch points dell’utente, esistono i cosiddetti “analytics”; i principali (quello di Google) sono gratuiti. Bisogna però saper interpretare i dati affinché, organizzati in un report, possano illuminarci sulla strada da percorrere, darci indicazione di dove possiamo migliorare o dove invece siamo bravi, ecc.

I miei costi

Per quanto riguarda il mio sito, proprio perché – per fortuna! – ho gli skills adeguati che mi permettono di svilupparlo tutto da sola, non devo sostenere né costi di design e implementazione, né costi per la scrittura dei testi e ottimizzazione SEO, né pagare un analista. Infatti, cavandomela discretamente (😊) con i contenuti, soprattutto quelli scritti, ed essendo un ingegnere che si occupa di marketing, posso fare davvero tutto da sola; altrimenti, beh, avrei dovuto cercare – e trovare – un professionista come me, mettendo mano ad un budget (giustamente) molto più elevato.

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Altri servizi

Sicurezza

Oltre agli elementi necessari per lo sviluppo e mantenimento del sito, al fine di limitare il più possibile un’intrusione che possa manomettere il mio lavoro, ho acquistato una VPN (Virtual Private Network) e un antivirus per proteggere la mia postazione di lavoro.

In questo modo, l’unico punto debole della catena potrebbe essere costituito dal server su cui sta il mio sito, perché, essendo condiviso per contenere i costi, in caso fosse l’oggetto di un attacco random (ovvero non espressamente mirato al mio sito), ci andrei di mezzo pure io. In generale, anche questi server sono ben protetti, pertanto non mi preoccupo, anche perché ogni giorno il server esegue un backup automatico che mi consentirebbe di ripristinare il sito facilmente (spero di non verificare mai quanto scritto) in caso di intrusione.

Social Media

Sempre in tema di spese, essere presenti sui Social Media e soprattutto gestirli è un bell’impegno.

Notoriamente rubano moltissimo tempo, specialmente quando li usiamo (come nel mio caso) per diffondere i nostri contenuti. Dobbiamo come minimo avere un calendario per gestire le pubblicazioni, i post, i contenuti ad hoc per ogni piattaforma, ecc. Si parla di un vero e proprio piano editoriale e, se abbiamo bisogno di una singola piattaforma che ci aiuti a gestire tutto, non è gratis. La scelta è vastissima e bisogna affidarsi alle recensioni, sempre in accordo con il budget a disposizione e con i nostri obiettivi.

Inoltre, se volessimo analizzare il “sentiment”, ovvero come il nostro brand è percepito dagli utenti, raccogliere tutti i dati senza una piattaforma che lo faccia al posto nostro, è praticamente impossibile. Certo, anche tale servizio è a pagamento. Infine, se volessimo sponsorizzare i nostri post, dovremmo anche destinare una parte del nostro budget, da 1 a 10 euro al giorno.

Cloud (collaboratori)

Da ultimo, nel mio caso, almeno per il momento, non ho collaboratori, ma se li avessi, dovrei trovare come minimo un modo per condividere i documenti, i dati importanti (dei clienti ad esempio). Anche in questo caso Google mette a disposizione la sezione “Docs”, Foto e altri tool utili in via del tutto gratuita. Se però si ha necessità di gestire il progetto e soprattutto le attività dei nostri collaboratori (quali l’avanzamento, eventuali intoppi o ritardi, ecc.) occorre un tool di project management, che, come avrete sicuramente capito, è a pagamento.

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Fabbisogni di formazione

Ma non è finita: potrei aver (o aver avuto) bisogno di formazione.

L’idea di quest’articolo, tra l’altro, mi è venuta anche perché un sito italiano di formazione online, solamente per farmi provare un corso (un’offerta avuta grazie ad un referente, non disponibile a tutti) mi ha chiesto di inserire i miei dati bancari, concetto che non amo. Per cui ho rinunciato.
In aggiunta, proprio in questi giorni, ho avuto a che fare con Udemy che propone il 90% di sconto sui sui corsi, peccato che se non si conclude l’acquisto immediatamente, lo sconto diminuisce con il passare dei giorni. Ragion per cui, anche in questo caso, ho dato forfait.

Piattaforme per la formazione online

Come quelle appena citate, esistono diverse piattaforme che offrono formazione online. Poiché l’argomento è, a mio avviso, piuttosto controverso, scriverò un approfondimento dedicato a questo tema.

Infatti, non è semplice scegliere la giusta formazione, data la grande offerta. Non per nulla, anche il buon Monty si è recentemente infilato in questo giro (con competenze.it) perché, soprattutto in “era Covid” la formazione online è molto promettente. Il discorso recensioni, come per altri servizi, è molto soggettivo. Ad esempio, io sono molto severa. Eseguire ricerche online sulla piattaforma può essere utile, ma teniamo presente che non tutti raccontano la verità e per svelare eventuali “lacune” si dovrebbe provare il servizio, oppure si resterà con il dubbio (positivo o negativo che sia). Ovviamente, una certa scrematura è data anche dal prezzo (diffidare dai corsi troppo scontati).

Permettetemi un piccolo consiglio per l’immediato: tra i tanti corsi gratuiti, per chi sa l’inglese, provate Alison Courses, una piattaforma piuttosto rinomata e offre corsi di tutti i tipi; oppure Eventbrite, che propone centinaia (anche migliaia!) webinar gratuiti interessanti (molti in inglese).

Se non altro, ci faremo un’idea più precisa di quale strada vogliamo percorrere e di quali mezzi necessitiamo.

Ricordate che, anche in questo caso, è necessario avere (trovare) il tempo per seguire i corsi, sempre valutando se questo sia ben speso o no.

Nonostante la lunga lista di servizi di cui potremmo avere bisogno per la nostra attività qui sopra elencata, probabilmente ne ho dimenticato qualcuno. L’importante è essere riuscita ad esprimervi il concetto lapalissiano “il tempo è denaro”.

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Time Management

Come gestire il tempo

In tutti i casi in cui si debba mettere mano al portafoglio, a parte le considerazioni già espresse, occorre ragionare in base al ROI (Return on Investment) che vogliamo ottenere. Questa grandezza finanziaria è una delle più importanti e sempre presente nei business plan, essendo anche abbastanza semplice da calcolare: è il rapporto tra la spesa sostenuta e i ricavi ottenuti (all’inizio sono stimati) grazie ad essa.

Nei casi in cui il servizio è gratuito o preferiamo sobbarcarci noi l’attività, dobbiamo valutare l’impatto sul tempo a disposizione da dedicare all’attività in questione e quantificarlo in termini economici.

Proprio qualche tempo fa, quando raccontavo tutti i progetti che sto seguendo al momento ad un’amica che non sentivo da un po’, ad un certo punto mi ha chiesto: “ma come fai a gestire tutte queste cose? Nella vita c’è anche altro, come le amicizie, gli incontri, le uscite…” e io le ho risposto che in questo momento le sto lasciando da parte. Spero di non pentirmene troppo in futuro e di non rimanere irrimediabilmente tagliata fuori dal mondo!

Il tempo è denaro

Ecco dove voglio arrivare: anche se non spendiamo soldi, perché preferiamo (e riusciamo) fare da soli e pertanto se analizziamo noi i dati, se scriviamo testi applicando i principi della SEO, scriviamo pubblichiamo su tutte le piattaforme social, ecc., in realtà stiamo spendendo il nostro tempo, che non è gratuito. Bisogna valutare bene non solo i pro e i contro, ma le attività stesse.

Un consiglio pratico e immediato, che do anche a me stessa, è quello di non sprecare tempo per tutto ciò che non sia strettamente necessario al sussistere della nostra attività e invece, concentrarsi su ciò che in gergo si definisce “core business”.

Come si capisce se un’attività è “core business” o non lo è?

Innanzitutto, occorre elencare e analizzare tutte le attività che quotidianamente seguiamo, ordinandole per importanza e influenza sul nostro lavoro. In seguito, al fine di decidere quali attività “scartare” e quali continuare a trattare e seguire, utilizziamo la matrice di Eisenhower, che caratterizziamo nel seguente modo:

• urgenti e dalle quali dipende il futuro della nostra attività (pertanto anche importanti) devono essere seguite (e/o realizzate) da noi in prima persona
• non importanti, che non sono utili al progredire dell’attività e ci portano solo a perdere del tempo, devono essere eliminate (anche se ci danno piacere personale)
• “via di mezzo”, quelle che non necessitino della nostra continua supervisione per la loro riuscita, devono essere delegate (per chi ha collaboratori) o rimandate, per chi lavora da solo; quelle importanti, ma non così pressanti per la sopravvivenza della nostra attività, possono essere affrontate di volta in volta in maniera differente

Delegare o non delegare?

Riguardo alle attività che potremmo delegare, esistono due alternative: o assumiamo qualcuno che le esegua per noi, oppure ne dobbiamo fare a meno. Prima di arrivare a questa extrema ratio, è utile riconsiderare tali attività con le che abbiamo deciso di affrontare perché riusciamo a gestirle.

Chi ha i mezzi adatti per fare tutto da solo

Arrivando alle conclusioni, dietro al titolo dell’articolo “solo pochi € al mese”, il mio intento è quello di farvi comprendere che non tutti hanno i mezzi (tout-court) per intraprendere una strada come la mia.
I motivi possono essere diversi, ma in generale, si riducono a questi tre:

1. budget molto limitato
2. poco tempo a disposizione
3. mancanza di competenze (tecniche, di marketing e di Social Media)

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Conclusioni

Infine, vorrei anche aggiungerne un ultimo: la gestione dello stress.

Personalmente, lo sto un po’ accusando. Praticamente, da parecchi mesi, ormai, passo tutto il tempo libero sul PC, sabato e domenica compresi, e in certi momenti mi sento esausta.

Per fortuna, almeno con lo sviluppo e realizzazione del mio sito personale, sono quasi al traguardo!

Nell’articolo sulla felicità, vi racconto come la Mindfulness mi abbia aiutato (e mi aiuti tuttora) a superare momenti di “crisi”. Lo potete trovare qui.

Infatti, non vedo l’ora di “uscire allo scoperto” (in realtà il sito è già online….) per dedicarmi a tempo “quasi” pieno alla mia attività preferita, la scrittura, non solo per il piacere di farlo, ma soprattutto per aiutare altri professionisti a coronare il loro sogno: avere un fantastico sito online che attiri migliaia di nuovi clienti!

Spero che anche questo approfondimento vi sia piaciuto.

Ci vediamo la prossima settimana per un nuovo super argomento!